Rezervasyon Oda Folio Çizelgesi

 

             Yukarıda da ana menüsünü gördüğünüz gibi bu bölümde tüm otel içindeki oda listesini ve bu odalara hangi tarihte rezerve edildiği ayrıca odaların kirli ve temiz gibi özelliklerini bir çizelge halinde takip edebilirsiniz.

             Hangi odada hangi müşteri kalıyorsa ve hangi tarihlerde kalacak ise o tarihlerde o müşterinin ismi yazar. Boş olarak gördüğünüz odalar için hangi tarihte istiyorsanız (Menünün üst tarafında tarihler yer alır) o karenin içerisine mouse ile çift tıklayarak veya klavye ok tuşlarını kullanarak istediğiniz tarih ve oda hizasına geldikten sonra "Enter" tuşuna basarak rezervasyon kayıt yapabilirsiniz. (Bkz. Rezervasyon kayıt) 

             Tarih aralıklarını ise menünün alt tarafında yer başlangıç tarihi, 1 hafta önce, 1 ay önce, 1 ay sonra gibi butonlar aracılığı ile ayarlayabilirsiniz. 

 

 

Otel Oda Durumu



       Yukarıda da ekran görüntüsünü gördüğümüz gibi oda kaydını, rezervasyon kaydını ve tüm odaların durumu ile ilgili görsel olarak da bilgi alabileceğiniz bir bölümdür.

Oda Dolu

Misafir

Arızalı

Bugün Dolacak

Bugün Boşalacak

Boşalacak/Dolacak

 

Oda Kayıt

Oda ve Müşteri bilgileri:

                Otel oda durum menüsünün üst tarafında yer alan     butonuna basarak veya F3 tuşuna basarak oda kayıt menüsünü açabilirsiniz.

 

 

        Oda adı, oda tipi, barkodu, açıklaması gibi bilgileri isteğe bağlı olarak ilgili yerlere yazılır.

        Temizlik Durumunu temiz veya kirli 

        Oda tipinin belirlenmesi;
        Oda tipini belirlemek için oda tipi yazısının hemen sağında yer alan  oda tipi kayıt ()  butonuna basınız.

      Ardından oda tip adını ve varsa açıklama bilgilerini girerek butonu ile kaydınızı tamamlayınız. Yeni bir oda tip adı belirlemek istiyorsanız aynı menüde yer alan butonuna basınız ve işlemleri tekrar ediniz.

      Oda tip kayıtlarını tamamladıktan sonra kapat butonu ile kapatınız. Kayıt etmiş olduğumuz bilgiler oda kayıt menüsünde direkt olarak görebileceksiniz.
 

        Oda ile ilgili özel kodu, barkodu, açıklaması gibi bir takım bilgileri de girdikten sonra oda kaydını tamamlayınız.  ( butonuna basarak kayıt edebilirsiniz.)

Oda Bakım Onarım:

      Oda ile ilgili tüm arıza ve onarım ile ilgili problemleri buraya kayıt edebilirsiniz. Yeni kayıt eklemek için aynı sayfada yer alan butonuna basarak yeni arıza / onarım bilgilerini girip butonuna basmanız yeterli olacaktır. Ayrıca işlem bittikten sonra butonuna basmanız gerekir. Bu sayede işlem bitiş tarihi o günün tarihi ile otomatik olarak doldurulacaktır.

       Oda kayıt işlemlerini tamamladıktan sonra " KAPAT " butonuna basarak oda kayıt işlemini tamamlamış oluruz.

 

Rezervasyon Kayıt

 

            Rezervasyon kaydı yapabilmek için yapılması gereken işlemler;

  1. Oda tipi belirtilmeli ;          

  2. Müşteri adı veya acenta adını belirtiniz,

  3. Rezervasyon tarifesini belirtiniz,

  4. Rezervasyon ve giriş tarihini belirtiniz,

  5. Oda ver butonuna basarak müşterinize oda bulunuz,

  6. Kaydet () butonuna basarak kayıt işlemini tamamlayınız.

 

            Bu maddeleri kısa kısa açıklayalım;

            1) Oda tipinin belirtilmesi:

             Oda kayıt bölümünde tanımlamış olduğumuz oda tiplerini rezervasyon kaydında seçmek için menüde yer alan oda tipi yazısının hemen sağındaki listeden müşterinin durumuna göre uygun oda tipini seçiniz.

             Örnek:
                 şeklinde seçiminizi yapınız.

 

            2) Müşteri adı veya acenta adının belirtilmesi:

                  a) Rezervasyon kayıt menüsünde yer alan müşteri bilgileri sekmesine geçiniz. Ardından da acenta bul butonuna ()  basarak çalıştığınız acenteyi listeden seçiniz. 

  soldaki örnekte de görüldüğü acenta bilgilerini seçebiliriz. Ancak acente ile çalışmıyor veya o müşteriniz acenta vasıtasıyla gelmediyse  yapmanız gereken işlemler şunlardır;

                  b) Rezervasyon kayıt menüsünde yer alan müşteri bilgileri sekmesine geçiniz. Ardından da müşteri bul butonuna ()  basarak müşterinizi listeden seçiniz. Yeni müşteriniz ise aynı menüde yer alan  butonuna basınız. Daha sonra (Yeni) butonuna basınız ve müşterinin almak istediğiniz tüm bilgilerini (Genel / Ticari / nüfus) girerek kayıt ediniz. Son işlem olarak ise aynı menüde yer alan  butonu ile girilmiş olan bilgileri rezervasyon sayfasına aktarabilirsiniz.

 

            3) Rezervasyon tarifesinin belirtilmesi:

            Aynı menüde yer alan ücretlendirme sekmesine tıklayarak önceden kayıt ettiğimiz rezervasyon tarifesini seçer ve ücretlendirme işlemini yaparız.Örneğin    gibi.... KPB / DVZ Gecelik ücret miktarlarını değiştirmek istiyorsanız Uygulanacak tarife bölümünde "Tarifesiz" seçeneğini seçmeniz gereklidir. Bu şekilde gecelik ücret miktarlarını değiştirebilirsiniz. Aksi takdirde sabit tarife kaydını seçmişseniz KPB / DVZ Gecelik ücret miktarlarını değiştiremezsiniz.

Sabit tarife kayıtlarını yapabilmek için ise; 

          Uygulanacak tarife kayıtlarını ana menüde yer alan Yetkili kişi  -  Ayarlar ve Genel Ayarlar seçeneğini seçeriz. Önümüze gelecek olan yeni menüden "Otel Ayarları" seçeneğini seçer ve Tarife Kayıtları butonuna basarız. 

 

           

  



        Sol tarafta da ekran görüntüsünü gördüğümüz gibi öncelikle tarife adını belirleriz. 

       Sezon kaydı için tarife adını yazdığımız alanın hemen altında yer alan bölüme gelerek butonuna basınız. Sezonu, başlangıç tarihini ve bitiş tarihini girerek (kaydet) butonuna basarız. 

       Oda Fiyatı, Ekstralar, İndirimler  sekmesinde ise müşterinizin ekstra harcamalarını yada özel indirimleri uygulayıp bunları sabit hale getirebileceğiniz bir bölümdür. Ayrıca bu menüde görüldüğü gibi ekstra 1, ekstra 2 , indirim 1 .... gibi yazıların isimlerini de değiştirmemiz mümkündür. Bunun için yazının ( mesela Ekstra1) üzerine gelerek tıklayınız. Önünüze küçük bir pencere açılacak ve sizden yeni bir isim girmenizi isteyecektir. Yeni bir isim girerek tamam butonuna basınız. 

 
 

          Mesela Ekstra 1 yazısının üzerine tıklayınız, ardından karşınıza gelecek olan küçük pencereye yeni ismi giriniz örneğin kahvaltı... Ardından tamam butonuna basınız. Bu sayede bu metnin ismini değiştirmiş olduk. 

          İlgili Bölümleri de uygun bir şekilde doldurarak tarife kayıt işlemini tamamlarız.  ( En son tüm işlemleri tamamladıktan sonra butonuna basarız ve bu menüyü kapatırız )

 

            4) Rezervasyon ve giriş tarihinin belirtilmesi :  

            

             Rezervasyon kayıt menüsündeki Rezervasyon bilgileri sekmesinde yer alan Rezervasyon tarihi yazısının sağındaki alana tarihi gireriz. Bunun için sol tarafta da ekran görüntüsünü gördüğümüz gibi rezervasyon tarihi alanının sağında yer alan butonuna basarak tarih menüsünü açarız. Ardında istediğimiz tarihin üzerine gelerek seçimimizi yaparız. 

        Giriş tarihinin belirlenmesi ise rezervasyon tarihinin belirlenmesinde izlediğimiz yol ile aynıdır. 

 

            5) Oda ver butonuna basarak müşteri bulunması;

          
       Rezervasyon kayıt menüsünde yer alan butonuna basarız. Karşımıza sağ tarafta gördüğümüz gibi odaların listesinin yer aldığı bir liste gelir. Bu liste seçmiş olduğumuz oda tipine uygun olan oda tiplerinin listesidir. Seçtiğimiz oda tipine uygun kayıt yoksa veya tüm uygun odalar dolu ise "Girdiğiniz rezervasyon bilgilerine göre boş oda bulunamadı" şeklinde bir uyarı ile karşılaşırsınız. 

       İstediğimiz oda tipine uygun odaların listesi geldikten sonra hangi odaya kayıt yapmak istiyorsak o odanın üzerine çift tıklayarak veya o odayı işaretleyip Seç butonuna basarız. 

    
    Seç butonuna bastıktan sonra rezervasyon bilgilerinde yer alan Oda No seçtiğimiz odanın numarası ile otomatik olarak doldurulacaktır. (Örnek: 218 numaralı odayı seçmiş olalım)

 

         Giriş - Çıkış ve Beklemeye Al İşlemleri:

         Öncelikle butonuna basarak rezervasyon kayıt işlemini tamamlayınız Rezervasyon kayıt işlemlerinde mevcut olan tüm işlemleri tamamladıktan sonra müşterimizin giriş işlemini yapabilmek için menünün üst tarafında yer alan  butonuna basınız."Giriş İşlemi yapılsın mı?" şeklinde bir soru  ile karşılaşacaksınız. Evet seçeneğini işaretlerseniz."Giriş işlemi tamamlandı." şeklinde uyarı mesajı ile karşılaşırsınız. Bu sayede müşteri odasına yerleşmiş olacaktır. Eğer müşteri kirli bir odaya alınmak istenirse "Belirlenen oda kirli olarak görünüyor. Yinede giriş işlemi yapılsın mı?" şeklinde bir sorun ile karşılaşırsınız. Evet seçeneğini işaretlerseniz."Giriş işlemi tamamlandı." şeklinde uyarı mesajı ile karşılaşırsınız ve müşteri giriş işlemi tamamlanmış olur.  

          Çıkış işleminin yapılabilmesi için müşterinin giriş yapmış olması gerekir. Giriş işlemi yapılmayan bir müşteriye çıkış işlemi yapılamaz. Menünün üst kısmında yer alan    butonuna basınız."Çıkış İşlemi yapılsın mı?" şeklinde bir soru ile karşılaşacaksınız. Evet seçeneğini işaretlerseniz."Çıkış işlemi tamamlandı." şeklinde uyarı mesajı ile karşılaşırsınız. Bu sayede müşteri çıkış işlemi tamamlanmış olacaktır. Eğer müşteri çıkış tarihinden önce çıkış yapıyor ise "Belirtilen çıkış tarihi ile bugünün tarihi aynı değil, yinede çıkış işlemi yapmak istiyor musunuz?" şeklinde bir sorun ile karşılaşırsınız. Evet seçeneğini işaretlerseniz."Çıkış işlemi tamamlandı." şeklinde uyarı mesajı ile karşılaşırsınız ve müşteri çıkış işlemi tamamlanmış olur.  

         Beklemeye al işlemi ise uygun odanız bulunmuyorsa veya diğer sebeplerden dolayı müşterinize oda rezerve etmek istemiyorsanız  "Beklemeye Al" seçeneğini işaretleyiniz. Bu sayede müşteri rezervasyon işlemi tamamlanmış olacak ancak oda verilmemiş olacaktır. Bu müşterinizi daha sonra bulmak istediğinizde "Rezervasyon Raporu" bölümüne girerek "Durumu" seçeneğinden "Beklemede" olanları filtreleyebilirsiniz. 

 

         Room Change (Oda Değiştirme) - Giriş Formu:

         Room Change işleminin yapılabilmesi için müşterinin giriş işleminin yapılması gerekir. Rezervasyon kayıt menüsünde yer alan   butonuna basarak karşınıza gelen listeden (Boş oda bulunmak kaydı ile) hangi odaya geçiş yapmak istiyorsa o odayı seçerek işlemi tamamlayabilirsiniz. 

         Giriş formunu yazdırabilmek için ise butonuna basınız. Açılan pencereden Yazdır butonu ile direkt yazıcıya gönderebilir, Önizleme Yap seçeneği ile çıktısını alacağınız formu görebilir ve Listeden Seç komutu ile de farklı rapor dosyalarını seçebilir veya ayarlama yapabilirsiniz.